11 herramientas de productividad para sacarle el máximo jugo al 2023
Artículo escrito por Peru Buesa, Consultor SEO en Santander.
El tiempo es oro.
Esta es una vieja cantinela que debería estar presente en el día a día y en la toma de decisiones de cualquier emprendedor y persona de negocios. Con cada paso que das puedes ganar o perder, por eso el oro es una metáfora acertada para el tiempo.
Nosotros vamos un paso más allá, y pensamos que…
…más le gustaría al oro ser tiempo.
Lo bueno es que en tus manos hay miles de oportunidades para ‘minar’ tiempo. En tus proyectos hay muchas cosas a tener en cuenta y nosotros como asesores inmobiliarios de naves industriales sabemos muy bien que una de las mejores maneras de ganar tiempo es delegar tareas a profesionales.
Sin embargo la tecnología te puede ayudar enormemente a multiplicar el tiempo que tienes para invertir en proyectos ganadores.
Pero tienes que descubrir qué tecnologías son las que te hacen un mejor servicio y asegurarte que el tiempo que inviertes en aprender a usarlas te sale a cuenta en base al tiempo que vas a ahorrar con dicha aplicación.
Desde el equipo de Naves Madrid hemos hecho una recopilación de las que pensamos que son las mejores herramientas de productividad para este 2023.
Las hemos probado todas, ¿te animas a descubrirlas?
1. Monday.com
Invertir en herramientas de gestión de proyectos es una gran idea que te puede ahorrar cientos de euros al año en el tiempo que te pasas comunicándote con clientes y socios.
Monday.com es una herramienta de gestión de proyectos que destaca por su simplicidad y permite mostrar quién está a cargo de cada tarea, la prioridad de la tarea y el plazo esperado para su finalización.
En nuestra opinión es un sistema mucho más fácil de manejar que Trello (descrito más abajo) ya que la representación de las tareas es más sencilla y consistente en diferentes proyectos.
Pros
- Es tan sencillo que el equipo no necesita formación
- Permite una vista de pájaro de todas las tareas, lo que ahorra a los jefes tiempo para invertir en cosas más importantes
- Está pensado en la colaboración
Contras
No se nos ocurren ninguna desventaja en este momento.
Precio: Desde 25$ al mes.
Opiniones en App Store
4,3 de 489 valoraciones
Bueno para equipos de más de dos personas que trabajan en un mismo proyecto.
2. Google Sheets
Google ofrece “Tablas de Excel” gratis online desde 2006. Puedes descargarlo offline para trabajar online y luego cuando estás conectado se comparte todo lo que tengas.
Está en la nube por lo que todo tu equipo puede verlas a tiempo real. Puedes ser una manera rudimentaria de gestionar tareas.
Pros
- Fácil de compartir
- Fácil de usar si alguna vez has trabajado con Excel. Las fórmulas y los comandos son casi idénticos
- permite comentar en cada casilla
Contras
- La aplicación de móvil no es muy intuitiva y es difícil meter datos
- Cuando trabajas con muchas filas y muchas columnas empieza a ir lento. En ese caso es mejor usar Excel de Microsoft Office
Precio: gratis
Opiniones en App Store
4.8 de 363mil valoraciones
Bueno para:
Pequeños equipos que gestionan tareas o informes conjuntos.
3. Google Calendar
Seguimos con productos de Google. Disponible para móviles y ordenadores.
Hemos comprobado que la mejor manera de ejecutar tareas es ponerlas directamente en el calendario para programarlas y que no queden en la lista de tareas.
Por ejemplo cuando acuerdas una reunión con un socio o amigo, puedes sacar el móvil y en 10 segundos registrar la cita en el calendario y compartirla con su cuenta de Google.
Pros
- Te notifica de citas importantes que saca desde tu cuenta de gmail, como vuelos o citas con médicos.
- Fácil de usar y muy intuitivo
- Te notifica media hora antes o como tú lo programes
Contras
Puede dar algunos problemas sincronizándolo a través de dispositivos u otros sistemas de calendar como Ical de Apple.
Precio: gratis
Opiniones en App Store
4.5 de 66mil valoraciones
Bueno para tu vida profesional, confirmar reuniones y tu vida personal.
4. Wunderlist
Sencillo programa para seguir tareas que te permite distribuirlas en diferentes listas.
Por ejemplo puedes crear una lista para cada proyecto que tienes y crear todas las tareas que necesitas. Puedes cambiar el orden de las tareas como mejor te convenga.
Una ventaja es que puedes asignar plazos a cada tarea y compartir las listas con otros amigos.
Pros
- Sencillez máxima
- Puedes compartir tareas y listas
- Se sincroniza con teléfono y ordenador
Contras
- En ocasiones tarda un poco en sincronizarse
- No tiene vista de calendario para ver gráficamente los plazos de todas tus tareas
Precio: gratis con opción de versión premium a 4,99$, que te permite tener más espacio y tareas por cada lista.
Opiniones en App Store
4.7 de 11mil valoraciones
Bueno para que no se te olvide ninguna tarea en tus proyectos profesionales y personales.
5. Forest
Es un sencillo “juego” para Mac iOS y Android que hace crecer un árbol siempre y cuando lo tengas abierto. Cuando utilizas cualquier otra aplicación de tu teléfono, el árbol que estás plantando muere.
A medida que te concentras en tus tareas vas creciendo un bosque. Cuanto más aguantes concentrada más árboles harás crecer.
Pros
El diseño es divertido y adorable
La sensación de estar plantando algo es motivadora.
Contras
A veces tienes que usar el teléfono para llamar por asuntos de trabajo y en este caso el árbol también muere. ¡Qué injusto!
Precio: Gratis en Android y 1,99$ para Mac iOS.
Opiniones en app store
4.8 de 4.000 valoraciones
Bueno para gente que tiene serios problemas resistiendo las promesas de dopamina que le brinda su teléfono.
6. Focus Booster
Similar al anterior, este app se basa en la técnica pomodoro. Esta técnica de gestión del tiempo se basa en utilizar un reloj de cocina con forma de tomate que cuenta exactamente 25 minutos. Durante ese tiempo solamente debes estar trabajando en tu proyecto prioritario en ese momento y no puedes distraerte. Luego descansas 5 minutos en los cuales puedes darte permiso de hacer lo que quieras, pero luego debes volver a otro ciclo de 25 minutos de concentración absoluta.
Pros
- Gratis
- No tiene botón de pausa por lo que es más difícil hacer trampa
- Diseño sencillo e intuitivo
Contras
La manera de apuntar las cosas que has hecho durante cada sesión es un tanto confusa.
Precio
Hay un plan gratuito con 20 pomodoros (sesiones de 25 minutos) gratuitas. Luego por 2,99$ al mes hay un plan con 200 pomodoros. Por 4,99$ al mes tienes un plan con pomodoros ilimitados y una herramienta de seguimiento de clientes.
Opiniones en app store
3,3 de 16 valoraciones
Bueno para autónomos que trabajan con clientes múltiples y necesitan concentrarse plenamente.
7. Trello
Herramienta de gestión de proyectos basada en el método “Kanban” japonés. Son columnas donde se añaden tarjetas.
La estructura básica es que cada tarjeta representa una tarea que se va cambiando de columna a columna, y cada columna representan cada fase del proyecto. Las fases del proyecto pueden ser ‘por completar’ ‘en proceso’ y ‘completado’. Es muy útil para trabajar colaborativamente y asignar diferentes tareas o fases del proyecto a diferentes miembros del equipo.
Además el programa te permite añadir archivos y se integra con muchas otras herramientas de productividad.
En el equipo de Naves Madrid hemos trabajado mucho con Trello y nos ha ayudado en muchos casos.
Pros
- Aspecto visual y colorido que permite entender el estado del proyecto rápidamente
- Muy flexible
- App de móvil muy intuitiva y fácil de usar
Contras
Puede requerir bastante formación y ensayo error para que los miembros del equipo lo utilicen eficientemente y con el mismo criterio. Si a los japoneses les funciona también puede ser por su gran facilidad de trabajar hacia un mismo objetivo.
Precio
Trello tiene una versión gratuita y también una de pago por 9,99$ al mes. La versión premium ofrece soporte y subir archivos de hasta 250MB.
Opiniones en iTunes app store
4.7 de 2.800 valoraciones
Bueno para equipos que trabajan en proyectos con claros hitos u objetivos, como desarrolladores web o informáticos.
8. Evernote
Es una aplicación de notas usada ya por 200 millones de personas. Te permite registrar notas con fotos, texto y voz, subirlas a la nube y sincronizarlas directamente a través de dispositivos.
Tiene reconocimiento óptico de caracteres, lo que permite hacer fotos de texto y posteriormente buscar esas notas textualmente.
Pros
- Buena estructuración de notas en diferentes cuadernos
- Precio asequible
- Reconocimiento óptico de caracteres
Contras
- No hay notas de video
- No traduce las imágenes en texto para luego utilizarlo en otras cosas. Requiere transcripción
Precio
Tienen una versión gratuita, otra por 6,99 euros al mes y otra por 13,99 euros al mes. Las opciones de pago permiten colaboración entre equipos, acceso offline y más espacio para archivos y notas.
Opiniones en app store
4.1 de 7.000 valoraciones
Bueno para emprendedores a los que les llegan ideas incesantemente.
9. Slack
Es una aplicación de mensajes para equipos. El objetivo fundamental es el de minimizar emails innecesarios entre miembros del equipo.
Parece paradójico porque los mensajes tienden a distraer, pero en esta encuesta se concluye que reduce la cantidad de email a la mitad.
Nosotros lo hemos usado y si bien al principio parece caótico, sí que es verdad que es muy útil para rápidamente preguntar por información e ideas a todos los miembros del equipo sin necesidad de interrumpirlos con una llamada telefónica o visitándolos en su escritorio.
Pros
- Permite canales de chat para asuntos o temas específicos
- Facilidad de uso
- Facilidad para compartir archivos
Contras
- Versión premium con precio excesivo
- No es para todo el mundo porque requiere fuerza de voluntad y disciplina
Precio
Hay una versión gratuita, otra por 6,25 euros por usuario por mes y otra por 11,75 euros por usuario por mes. Las versiones de pago permiten tener varios canales.
Opiniones en app store
4.2 de 4.600 valoraciones
Bueno para equipos con miembros que tienen la fuerza de voluntad necesaria para no perder el tiempo mandando memes por Slack.
10. Dropbox
Ya un clásico del trabajo colaborativo. Te permite compartir archivos de cualquier tipo en la nube. Las versiones premium te dan más datos por la que puedes llegar a tener carpetas compartidas con gran cantidad de archivos a lo largo de todo el mundo.
Pros
- Fácil acceso desde cualquier dispositivo
- Capacidad de arrastrar y depositar
Contras
A veces las invitaciones se pierden y hay que invitar otra vez
Precio
Hay una versión gratuita con 2G de espacio, Dropbox plus que en España cuesta 9,99$ al mes y tiene un TB de espacio, y Dropbox Professional con 2TB de espacio por 19,99$ al mes.
Opiniones en app store
4.6 de 20.000 valoraciones
Bueno para equipos distribuidos por todo el mundo que quieren escapar de las redes internas de empresa que dependen del equipo de informáticos.
11. Parkimeter
Algo que causa muchos quebraderos de cabeza a autónomos y profesionales es aparcar antes de una reunión importante. Esta aplicación lo hace mucho más fácil.
Es una aplicación de reserva de aparcamiento online, con esta herramienta podrás encontrar el parking más cercano a tu destino con el mejor precio y desde la comodidad de tu casa u oficina.
Dispone de la mayor red de aparcamientos en Barcelona, Madrid y otras 200 ciudades de España, Italia y Portugal.
Además, no necesitas pagar el servicio con dinero ni con tarjeta, pagas con apenas un clic desde tu móvil.
Pros
- Desgrava el IVA con una única factura mensual, evita gastos de gestión. Sin costes adicionales. Al final de mes, recibes una única factura con todos los aparcamientos realizados y el IVA desglosado.
- Encuentra parking y paga con tu móvil o DNI fácilmente.
- Informes mensuales de consumos detallados y personalizados. Inmune a pérdidas de tickets, gestiona tus gastos adecuadamente.
Bueno para autónomos y Profesionales Independientes.
Como puedes ver las opciones de aplicaciones para ser más productivo continúan evolucionando y su uso crece en importancia cada año.
En 2023 recomendamos probar cualquiera de las herramientas de productividad que te hemos presentado en esta lista para que le saques el mayor partido a tu día a día y tu negocio crezca cada día un poquito más.
Ahora es tu turno, ¿cuál es tu herramienta favorita?
